Prochaine coordination le lundi 13 Mars de 18h à 20h
Coordination spéciale OtsoLab ouverte à tous le lundi 20 Mars de 18h à 20h
La coordination comptent 23 membres en Mars 2017


Hélène et 17 membres

En chiffre
Surface du local 55m2
Nombre de mètres linéaire de rayonnage produits
> frais : à venir
> vrac : à venir
> épicerie : à venir

Chantiers
1. Rechercher un local :
> Bureau salarié via les "Ateliers Lan Berri" 
> Réunion de zones à l'Artotekafé
> Coordinations et AG à la Maison Pour Tous d'Anglet
> Stockage HSA 

2. Aménager le nouveau local 
> Déménagement le 25 Mars (pour l'Otsolab, ou stockage ou  Emmaüs)
> Ligne budgétaire vitrine + hygiène + vrac
> Gamme produits et quels quantités/volume

3. Réaliser le cahier des charges du local du Super Marché 
> Conditionnement du froid

4. Réunion pour un futur locale avec le collectif Magnolia du quartier Saint Esprit (dossier pour la mairie)

Références
Plan du nouveau local (Mars 2017)





 ANIMATION

Rémy et 22 membres

En chiffre
Mars : 24 au soir : clôture du local
Avril : date? inauguration du nouveau local (officielle) avec vins d'honneur en extérieur
Mai :
Juin : Samedi 24 Juin OtsoFest (+ anniversaire) - La Becasse ou ailleurs? ou implantation dans le quartier : 
Juillet : 
Août : 
Nombre de participants : 
Evénements majeurs passés : Lurrama

Ateliers cuisines, sensibilisations, etc.

Chantiers
1. Programme de la fermeture et de l'inauguration (calendrier d'événements) - Rémy?

2. Concours de 50 pintxos Eusko Eguna 19 Mars (budget?) - Rémy?

3. OtsoFest en Juillet 2017 - Rémy?

Activités récurrentes
- Ateliers cuisines mensuels - ?
- Atelier de sensibilisation
- Organiser l'Otsotoket - ?

Références




FINANCES

Christian Z, Maëva et 8 membres

En chiffre
Charges mensuelles : env 4000€
CA réalisé/obj : 58k€/71k€
Marge : 10k€/15k€


Chantiers
1. Classer la saisie des factures - ?

2. Estimer le BFR du stock Otsolab - ?

3. Approuver les budgets d'investissement matériel du local et d'animation - Christian Z

4. Lancer des demandes de financement - ?

5. Faire une nouvelle version du Business Plan prévisionnel - Christian Z

6. Suivre le partenariat UPPA étude de marché - Patrick

7. Suivi de la stratégie financière - Maëva et Christian

Activités récurrentes
Saisie comptable - Caroline et Nathalie

Références
- Suivi et projection financière de fin Février 2016 < lien?


 ORGA MÉTHODE

Sébastien et 7 membres

En chiffre
10 zones, 1 cockpit

Chantiers
1. Publier les brèves de la coordination sur l’accueil du portail - Katty?

2. Rendre transparent les listes de diffusion des zones (nombre et qui)

3. Organiser des ApéroTIC, ateliers ouverts à tous les adhérents de paramétrage et d'explication des outils informatiques et orientation dans l'organisation. (modèle de SuperCoop)

4. Mettre à jour le portail et les fiches de zone par les coordinateurs.

5. Organiser un atelier pour les coordinateurs sur leur rôle 

6. Revoir l'organisation du drive

7. Redessiner un gantt visuel du projet sur la base du doc de Sept 2016 

ACHAT / RÉFÉRENCEMENT

Marie-Anne et 5 membres

En chiffre
- Fournisseurs : 12 locaux et 2 grossistes (BPL et Goizetik)
- Base fournisseurs : 41 locaux et 23 grossites

Chantiers
1. Lister les gammes de produits + fournisseurs + quantité de stock de départ pour l'Otsolab  - Marie-Anne

2. Stratégie de distribution : quoi et comment on distribue? - Guillaume

3. Constituer la cave d'Otsokop, Vins, bières & spiritueux - René

4. Rechercher les fournisseurs et les gammes de produits adaptés au Super Marché (base 3000 membres) - Marie-Anne

Activités récurrentes
Organiser les visites de fournisseurs. 
Tenir à jour les bases de données fournisseurs et certificats

Références
Processus de référencement d’un nouveau fournisseur (juin 2016) 
Comparaison des mode de distribution en vrac (août 2016)
Politique achats version 1.0 (septembre 2016) 
La carte des producteurs (Février 2017)


 COMMUNICATION

Malika, Patrick et 17 membres

En chiffre
- Site otsokop.org de déc-janv
  > 766 visites dont 766 nouveaux
  > 2,5 pages lu en moyenne sur les 6
  > Villes : Anglet : 188, Bayonne : 193, Paris : 131, Biarritz : 83 
- Like Facebook : 2444
- Followers Twitter : 275

Chantiers
0. 
1. Mettre à jour du site web, flyers et autres supports (adresse, passage à la phase 2 épicerie) - ?
2. Animer du Facebook sur la vie d'Otsokop - ?
3. Publier l'Otsogazette #2 (Avril 2017) - Malika et comité de relecture
4. Finaliser la stratégie de communication (doc en cours) - Patrick et Sébastien L
5. Créer un espace médiathèque d'Otsokop - Malika
6. Réaliser la synthèse visuelle du projet associatif 
7. Reprendre le diaporama de la réunion nouveaux membres
8. Harmoniser les signatures d'Otsokop - Sébastien
9. Revoir le kit comm' événementiel
10. Analyser et remanier le site Otsokop.org
11. Réaliser le dossier presse

Activités récurrentes
Mettre à jour les dates du site web - ?
Mettre à jour les slides du site web - Sébastien L

Références
- Otsogazette #1

JURIDIQUE

Christian L, Nicolas et 0 membres

En chiffre


Chantiers
1. Statuts de la coopérative : proposer les options possibles et orientations  - Guillaume 

2. Cadre réglementaire (ERP, Sanitaire, Sécurité)

3. Finaliser le Règlement Intérieur pour l'AG d'Avril - Nicolas

4. Dépôt de la marque Otsokop à l'INPI (dossier complet + budget) - Sébastien

5. Proposition de monter une DAF (Direction d'Administration et Finances : Administratif, RH, finances, etc avec des membres du CA)


Activités récurrentes
Vérifier la conformité des contrats - Corine Mirlin, Sophie Bussière, François Hourcade, Olivier Boulous


Références




Conseil d'Administration


En chiffre
11 membres ; Helene, Maeva (Tresoriere-adjointe), Vincent (Vice Président), Christian L (Vice-Président), Christian Z (tresorier)., Steph, Nicolas, Anthony, Bruno, Philippe, Franck Laharrague (Président)
1 salarié, Guillaume
X partenariats en cours (BLE, Eusko,...)

Chantiers
1. Proposer l'ordre du jour de l'AG trimestrielle du 11 Avril :+ communication claire de la situation aux adhérents : notamment validation des orientations du projet de statuts de la coopérative - Hélène

2. Envisager le recrutement d'un service civique pour la communication et aider sur le community management - Christian L

Activités récurrentes


Références

Intercoop 

Suivi, partenariat : Patrick, Franck
Liaison informatique : Sébastien L

Vincent, Anthony et 25 membres

En chiffre
Sur les dernière distributions du 11 Fév / 25 Fév / 11 Mars 
- Nombre de références : 
- Nombre de commandes : 
- Panier Moyen : 
- CA : 
- Marge : 

Chantiers
0. Ouverture de l'Otsolab: dans une phase de test pour commencer, date à définir lorsque les 5 groupes de travail auront donné leur feu vert.

1. Le groupement d'achat évolue vers une épicerie, donc il est proposé au Graco d'évoluer, de changer de nom pour devenir une zone Logistique ou OtsoLab qui inclue :
Gestion du stock
> Réception des commandes
> Conditionnement, mise en rayon, caisse
(Les achats se rattachent à la zone du même nom)
(La gestion du planning des adhérents, des postes et des équipes à mobiliser est à rattacher soit à la logistique, soit gestion des membres?)

2. Redessiner le nouveau processus global logistique et des tâches de l'OtsoLab - ?

3. Lister les nouveaux postes + besoin sur chaque créneau - ?

4. Retour des questionnaires sur les créneaux et dates souhaitées par les clients : à priori Mercredi d'après les réponses et la synthèse


Activités récurrentes
Activités du GRACO en cours de remaniement pour l'épicerie.

Références




 GESTION DES MEMBRES

Anne Marie, Maëva et 16 membres

En chiffre
- Sympathisant : env 1700
- Juste adhérent : 242 (53%)
- Consommateurs : 59 (13%)
- Actifs : 156 (34%) 
- Taux d'erosion : 74%
- Présentation publique : 23 Mars
 > Taux de transformation en adhésion : 12% 
(la plupart des participants sont déjà membres)
- Accueil des nouveaux membres : 41%
 > Taux d'inscription dans des zones : ?

Chantiers
1. Parcours de l'adhérent (doc en cours) - ?
2. Cartographie des compétences (doc en cours) - ?
3. Modèle de participation - Maëva
4. Constituer une équipe d’animateur dans les entreprises (un projet en lien avec l’animation externe et la communication externe?)

Activités récurrentes
0. Gérer la hotline des membres - Sandrine
1. Recruter des membres - Sandrine
2. Suivre les adhésions/ré-adhésions 
        > Johanna et Maëva
3. Accueillir/orienter les nouveaux membres 
        > Anne Marie et Irène
4. Suivre la participation dans les zones et l'épicerie. OtsoLab 
        > Audrey et Maëva


Références



Sébastien C, et 6 membres

En chiffre
Compte otsokop.org en Mars 2017 : 145
Comptes actifs (connexion depuis le 24 Février 2017) : 59

Chantiers
1. Rendre opérationnel la caisse pour l'Otsolab - Antoine et Guillaume

2. Créer les redirections des mails vers les boîtes personnelles dles membres actifs qui n'ouvrent pas leur messagerie otsokop.org. - Sébastien

3. Intégrer globalement Odoo (stock + achat + compta + gestion des membres)

Activité récurrentes :
- Maintenir le site web - Sébastien C
- Administrer les outils Google - Guill, Franck, Vincent, SébL

Références :
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